Zakres działania i funkcjonowania Urzędu Gminy:

1. Urząd jest jednostką organizacyjną, przy pomocy której Wójt wykonuje swoje zadania.
2. Urząd Gminy działa na zasadach jednostki budżetowej w rozumieniu ustawy o finansach publicznych.
3. Siedzibą Urzędu Gminy jest budynek przy ul. Zjednoczenia 60 w Pawłowicach.
4. Przy pomocy Urzędu Wójt wykonuje uchwały Rady, zadania gminy określone przepisami prawa w zakresie zadań:
   a) własnych gminy,
   b) zleconych gminie z zakresu administracji rządowej,
   c) realizowanych przez gminę na mocy porozumień.
5. Urzędem kieruje Wójt, który jest przełożonym wszystkich pracowników Urzędu.
6. Wójt jest przełożonym dyrektorów i kierowników jednostek organizacyjnych.
7. Tryb pracy w Urzędzie, prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników określa Regulamin Pracy.
8. Przy załatwianiu spraw Urząd stosuje przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej.
9. Czynności kancelaryjno - biurowe regulowane są przez odpowiednie instrukcje kancelaryjne.
10. Wszystkie sprawy obywateli, w tym skargi i wnioski załatwiane są jawnie, chyba, że przepisy szczególne dopuszczają tajność rozpatrywania tyvh spraw.
11. Spory kompetencyjne dla spraw będących w zakresie działania kilku jednostek rozstrzyga Wójt.

Zakres działania i kompetencji Wójta:

1. Kierowanie bieżącymi sprawami Gminy i kierowanie Urzędem Gminy;
2. Reprezentowanie Gminy i Urzędu na zewnątrz;
3. Przedkładanie Radzie Gminy projektów uchwał;
4. Przedkładanie Radzie Gminy projektu budżetu Gminy, ogłaszanie budżetu;
5. Wydawanie decyzji w sprawach z zakresu administracji publicznej;
6. Upoważnianie pracowników Urzędu do podejmowania w imieniu Wójta decyzji indywidualnych z zakresu administracji publicznej;
7. Nadzorowanie realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej w ramach Gminy;
8. Kierowanie Urzędem Stanu Cywilnego;
9. Wykonywanie zadań szefa obrony cywilnej Gminy;
10. Nadzorowanie ochrony informacji niejawnych;
11. Koordynowanie działań służących rozwojowi gospodarczemu i społecznemu Gminy;
12. Koordynowanie sprawami w zakresie:
- działania instytucji kultury,
- kultury fizycznej i turystyki, w tym terenów rekreacyjnych i urządzeń sportowych,
- bezrobocia, ochrony zdrowia, opieki społecznej
13. Przyjmowanie stron w sprawie skarg i wniosków.

Zakres działania i kompetencji Zastępcy Wójta:

1. Zastępowanie Wójta w pełnym zakresie kompetencji podczas jego nieobecności;
2. Przyjmowanie stron w sprawach skarg i wniosków w zastępstwie Wójta;
3. Współpraca z Wójtem w zakresie kierowania bieżącymi sprawami Gminy i podległymi komórkami Urzędu oraz jednostkami organizacyjnymi Gminy;
4. Koordynacja współdziałania między gminnymi jednostkami organizacyjnymi oraz komórkami Urzędu;
5. Nadzór nad pracą jednostek organizacyjnych Gminy: GZK, WP
6. Kierowanie Referatem Ochrony Środowiska i Rolnictwa,
7. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta.

Zakres działania i kompetencji Sekretarza:

1. Opracowywanie zakresów czynności pracowników Urzędu wynikających ze struktury organizacyjnej oraz wnioskowanie do Wójta w sprawach kadrowych na wniosek kierowników referatów;
2. Opracowanie zakresów czynności dyrektorów jednostek organizacyjnych (GZK,WP, GZO, GOS, GBP, GOK, OPS);
3. Koordynacja i nadzór nad opracowaniem:
- projektów statutów i regulaminów organów, jednostek organizacyjnych i pomocniczych gminy,
- projektów przepisów gminnych,
- projektów uchwał Rady Gminy i Zarządzeń wójta oraz prowadzenie zbiorów przepisów.
4. Zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, czuwanie nad ścisłym przestrzeganiem regulaminów oraz prawidłową organizacją pracy biurowo-kancelaryjnej;
5. Nadzór nad działalnością Referatów: Organizacyjnego, Spraw Obywatelskich, Informatyki, Samodzielnego stanowiska ds. kadr oraz Samodzielnego stanowiska ds. Rady Gminy;
6. Zbieranie i przekazywanie wójtowi materiałów umożliwiających udzielenie odpowiedzi na interpelacje radnych;
7. Nadzór nad właściwym gospodarowaniem sprzętem stanowiącym techniczne wyposażenie budynku Urzędu Gminy;
8. Nadzór nad prowadzeniem inwentaryzacji majątku gminy zgodnie z obowiązującymi przepisami;
9. Nadzór nad ubezpieczeniem mienia gminnego;
10. Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych
11. Nadzór nad realizacja uchwał, zarządzeń, programów i planów;
12. Nadzorowanie pracy pionu ochrony informacji niejawnych;
13. Realizacja innych zadań zleconych przez Wójta”..

Zakresu działania i kompetencji Skarbnika:

1. Opracowanie procedury uchwalania budżetu gminy Pawłowice oraz rodzajów i szczegółowości materiałów informacyjnych towarzyszących projektowi budżetu;
2. Sporządzanie i przedkładanie projektu uchwały budżetowej i jej zmian;
3. Sporządzanie projektu uchwały wieloletniej prognozy finansowej Gminy i jej zmian;
4. Czuwanie nad zachowaniem równowagi budżetowej, prawidłową gospodarką finansową Gminy zgodnie z obowiązującymi przepisami, uchwałami Rady i zarządzeniami Wójta;
5. Nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny budżetowej, prawidłową realizacją budżetu Gminy, wnioskowanie w sprawie zmian w budżecie;
6. Kontrola pod względem formalnym dokumentów dotyczących wykonania budżetu oraz jego zmian;
7. Informowanie Wójta o zagrożeniach i nieprawidłowościach związanych z realizacją budżetu Gminy;
8. Ustalanie planu finansowego Urzędu Gminy;
9. Analiza, weryfikacja i przygotowywanie do zatwierdzenia planów finansowych dysponentów budżetu gminy wynikających z układu wykonawczego;
10. Opracowanie opisowych informacji, analiz i sprawozdań z wykonania budżetu Gminy w oparciu o materiały merytoryczne;
11. Obsługa zadłużenia gminy, wnioskowanie i opracowanie wniosków kredytowych i pożyczkowych;
12. Prowadzenie spraw związanych z lokowaniem wolnych środków pieniężnych;
13. Składanie kontrasygnaty na dokumentach w których wyrażona jest czynności prawna mogąca spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych;
14. Nadzór nad pracą Referatu Księgowości i Budżetu;
15. Nadzór nad pracą Referatu Podatków i Opłat;
16. Wydawanie decyzji administracyjnych na podstawie odrębnych upoważnień Wójta;
17. Realizacja innych zadań zleconych przez Wójta.

Zakres działania Referatu Organizacyjnego:

1. Prowadzenie spraw organizacyjno-administracyjnych Urzędu;
2. Organizacja obsługi mieszkańców;
3. Prowadzenie archiwum zakładowego;
4. Prowadzenie spraw funduszu sołeckiego oraz inicjatywy lokalnej;
5. Obsługa jednostek pomocniczych;
6. Prowadzenie spraw BHP za wyjątkiem profilaktyki zdrowotnej pracowników;
7. Realizacja zadań wynikających z ustawy o pożytku publicznym i wolontariacie;
8. Realizacja zadań wynikających z uchwały w sprawie zasad udzielania dotacji na prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków lub znajdujących się w gminnej ewidencji zabytków;
9. Realizacja zadań wynikających z ustawy o sporcie;
10. Prowadzenie spraw związanych z przyznaniem, kontrolą i rozliczeniem dotacji celowych z budżetu Gminy;
11. Koordynacja spraw dotyczących sprzedaży i likwidacji majątku ruchomego;
12. Prowadzenie rejestru instytucji kultury - współpraca z instytucjami kultury w Gminie;
13. Przyjmowanie podań, petycji, skarg i wniosków;
14. Prowadzenie rejestru petycji, skarg i wniosków;
15. Prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem wyborów i referendów (za wyjątkiem sporządzania spisu wyborców);
16. Koordynacja obsługi prawnej Urzędu oraz jednostek organizacyjnych;
17. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku gminy oraz pracowniczym;
18. Współpraca z jednostkami organizacyjnymi gminy w zakresie działania referatu;
19. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta.

Zakres działania Referatu Informatyki:

1. Obsługa informatyczna urzędu;
2. Obsługa informatyczna jednostek organizacyjnych w zakresie zgodnym z zawartymi porozumieniami/umowami;
3. Obsługa sieci informatycznej Urzędu;
4. Bezpieczeństwo systemu informatycznego Urzędu;
5. Obsługa sieci telefonicznej Urzędu;
6. Obsługa systemu alarmowego;
7. Prowadzenie spraw przeciwpożarowych;
8. Nadzorowanie i administrowanie pracą systemu wentylacji, klimatyzacji;
9. Przeglądy instalacji elektrycznej;
10. Prowadzenie spraw związanych z dostępnością dla osób ze szczególnymi potrzebami;
11. Obsługa i publikacja Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Gminy Pawłowice;
12. Obsługa systemu monitorowania pojazdów GPS;
13. Prowadzenie spraw związanych z serwisem i konserwacją platformy dla niepełnosprawnych oraz windy wewnętrznej;
14. Obsługa systemu monitoringu wizyjnego;
15. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta.

Do zakresu działania  Referatu należy w szczególności:

1. Prowadzenie spraw dotyczących ewidencji ludności i dowodów osobistych;
2. Wprowadzanie, aktualizowanie i usuwanie danych w Rejestrze Danych Kontaktowych;
3. Prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych;
4. Załatwianie spraw związanych z nadaniem numeru PESEL;
5. Obsługa Centralnego Rejestru Wyborców jego bieżąca aktualizacja oraz prowadzenie spraw związanych z wyborami i referendami;
6. Prowadzenie spraw dotyczących zgromadzeń i imprez masowych;
7. Realizacja zadań przewidzianych w ustawie o obronie ojczyzny w zakresie kwalifikacji wojskowej, współpraca z Wojskowym Centrum Rekrutacji;
8. Prowadzenie spraw dotyczących zarządzania kryzysowego i bezpieczeństwa publicznego;
9. Prowadzenie działań w celu zapobiegania lub usuwania skutków klęski żywiołowej na terenie gminy;
10. Prowadzenie bieżących spraw związanych z funkcjonowaniem ochotniczych straży pożarnych w gminie;
11. Prowadzenie spraw wynikających z rządowego programu dla rodzin wielodzietnych w zakresie wydawania „Karty Dużej Rodziny”;
12. Prowadzenie spraw zdrowia i profilaktyki zdrowotnej w Gminie;
13. Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi oraz z ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii;
14. Realizacja zadań w zakresie dofinansowania pracodawcom kosztów kształcenia pracowników młodocianych;
15. Realizacja zadań na podstawie umów i porozumień zewnętrznych z jednostkami administracji rządowej i samorządowej;
16. Współpraca z jednostkami administracji publicznej w zakresie spraw związanych z repatriacją;
17. Prowadzenie spraw związanych z realizacją polityki senioralnej w gminie;
18. Prowadzenie spraw związanych z wpisem, zawieszeniem, wznowieniem i wykreśleniem z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
19. Organizowanie szkoleń i spotkań dostosowanych do potrzeb przedsiębiorców.
20. Koordynowanie zadań realizowanych w ramach działalności referatu we współpracy z Ośrodkiem Pomocy Społecznej;
21. Współpraca z jednostkami organizacyjnymi Gminy w zakresie działania referatu;
22. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta.

Szczegółowy zakres obowiązków dla pracownika zatrudnionego na samodzielnym stanowisku ds. obronnych i obrony cywilnej:

1. Planowanie oraz koordynacja działań w zakresie realizacji zadań obronnych wynikających z ustawy o obronie ojczyzny;
2. Opracowanie i aktualizacja planu obrony cywilnej gminy oraz innych dokumentów dotyczących przygotowania i działania OC;
3. Realizacja przedsięwzięć w zakresie przygotowania gminy do realizacji nałożonych zadań w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny;
4. Prowadzenie magazynu obrony cywilnej;
5. Realizacja zadań z zakresu przygotowań organizacyjno-planistycznych doręczania dokumentów powołania do służby wojskowej w trybie akcji kurierskiej;
6. Realizacja zadań dotyczących świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony;
7. Reklamowanie od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej radnych i Pracowników Urzędu Gminy w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny;
8. Prowadzenie innych zadań zleconych przez Wójta.

Do zakresu działania referatu należy w szczególności:

1. Koordynacja prac związanych z tworzeniem, implementacją i ewaluacją strategii rozwoju gminy oraz jej aktualizacją.
2. Opracowanie i publikacja raportu o stanie gminy.
3. Gromadzenie informacji, danych ekonomicznych, statystycznych dotyczących Gminy.
4. Prowadzenie i aktualizacja strony internetowej Gminy i mediów społecznościowych.
5. Współpraca z mediami;
6. Koordynowanie informacji z urzędu gminy do zamieszczenia w Racjach Gminnych.
7. Prowadzenie bazy zdjęć oraz zlecanie i wykonywanie materiałów zdjęciowych i filmowych.
8. Prowadzenie kompleksowo spraw dotyczących materiałów promocyjnych.
9. Przygotowanie materiałów poligraficznych Gminy o charakterze informacyjno–promocyjnym oraz ich dystrybucja.
10. Coroczne opracowanie planu uroczystości, imprez, wydarzeń gminnych, które będą organizowane i obsługiwane przez referat; współpraca w tym zakresie z jednostkami organizacyjnymi Gminy.
11. Opracowywanie planów promocji gminy na podstawie działań prowadzonych przez Wójta i poszczególne komórki organizacyjne Urzędu, ze szczególnym uwzględnieniem realizowanych inwestycji.
12. Opracowanie i realizacja kampanii promocyjno-informacyjnych Gminy;
13. Współpraca z miastami partnerskimi gminy;
14. Organizacja konkursu Firma z Tradycjami;
15. Powadzenie spraw związanych z udzielaniem Honorowego Patronatu Wójta.
16. Prowadzenie spraw dotyczących użycia herbu gminy.
17. Prowadzenie spraw dotyczących turystyki w Gminie;
18. Prowadzenie spraw na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej;
19. Współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie działania referatu;
20. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta.