Urząd Gminy
Zakres działania i funkcjonowania Urzędu Gminy:
- Urząd jest jednostką organizacyjną, przy pomocy której Wójt wykonuje swoje zadania.
- Urząd Gminy działa na zasadach jednostki budżetowej w rozumieniu ustawy o finansach publicznych.
- Siedzibą Urzędu Gminy jest budynek przy ul. Zjednoczenia 60 w Pawłowicach.
- Przy pomocy Urzędu Wójt wykonuje uchwały Rady, zadania gminy określone przepisami prawa w zakresie zadań:
a) własnych gminy,
b) zleconych gminie z zakresu administracji rządowej,
c) realizowanych przez gminę na mocy porozumień. - Urzędem kieruje Wójt, który jest przełożonym wszystkich pracowników Urzędu.
- Wójt jest przełożonym dyrektorów i kierowników jednostek organizacyjnych.
- Tryb pracy w Urzędzie, prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników określa Regulamin Pracy.
- Przy załatwianiu spraw Urząd stosuje przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej.
- Czynności kancelaryjno - biurowe regulowane są przez odpowiednie instrukcje kancelaryjne.
- Wszystkie sprawy obywateli, w tym skargi i wnioski załatwiane są jawnie, chyba, że przepisy szczególne dopuszczają tajność rozpatrywania tyvh spraw.
- Spory kompetencyjne dla spraw będących w zakresie działania kilku jednostek rozstrzyga Wójt.
Wójt Gminy
Zakres działania i kompetencji Wójta:
- Kierowanie bieżącymi sprawami Gminy i kierowanie Urzędem Gminy;
- Reprezentowanie Gminy i Urzędu na zewnątrz;
- Przedkładanie Radzie Gminy projektów uchwał;
- Przedkładanie Radzie Gminy projektu budżetu Gminy , ogłaszanie budżetu ;
- Wydawanie decyzji w sprawach z zakresu administracji publicznej;
- Upoważnianie pracowników Urzędu do podejmowania w imieniu Wójta decyzji indywidualnych z zakresu administracji publicznej;
- Nadzorowanie realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej w ramach Gminy;
- Kierowanie Urzędem Stanu Cywilnego;
- Wykonywanie zadań szefa obrony cywilnej Gminy;
- Nadzorowanie ochrony informacji niejawnych;
- Koordynowanie działań służących rozwojowi gospodarczemu i społecznemu Gminy.
Zastępca Wójta Gminy
Zakres działania i kompetencji Zastępcy Wójta:
1. Zastępowanie Wójta w pełnym zakresie kompetencji podczas jego nieobecności;
2. Przyjmowanie stron w sprawach skarg i wniosków w zastępstwie Wójta;
3. Współpraca z Wójtem w zakresie kierowania bieżącymi sprawami Gminy i podległymi komórkami Urzędu oraz jednostkami organizacyjnymi Gminy;
4. Koordynacja współdziałania między gminnymi jednostkami organizacyjnymi oraz komórkami Urzędu;
5. Nadzór nad pracą jednostek organizacyjnych Gminy; OPS, GOS, GOK i GBP
6. Koordynowanie sprawami w zakresie:
- działania instytucji kultury
- kultury fizycznej i turystyki, w tym terenów rekreacyjnych i urządzeń sportowych;
- bezrobocia, ochrony zdrowia, opieki społecznej.
Sekretarz Gminy
Zakres działania i kompetencji Sekretarza:
- Opracowywanie zakresów czynności pracowników Urzędu wynikających ze struktury organizacyjnej oraz wnioskowanie do Wójta w sprawach kadrowych na wniosek kierowników referatów;
- Opracowanie zakresów czynności dyrektorów jednostek organizacyjnych (GZK,WP, GZO, GOS, GBP, GOK, OPS);
- Koordynacja i nadzór nad opracowaniem:
-projektów statutów i regulaminów organów, jednostek organizacyjnych i pomocniczych gminy,
-projektów przepisów gminnych,
-projektów uchwał Rady Gminy i Zarządzeń wójta oraz prowadzenie zbiorów przepisów; - Zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, czuwanie nad ścisłym przestrzeganiem regulaminów oraz prawidłową organizacją pracy biurowo-kancelaryjnej;
- Nadzór nad działalnością Referatów: Organizacyjnego, Spraw Obywatelskich, Informatyki oraz nad samodzielnymi stanowiskami ds. kadr i biura Rady Gminy;
- Zbieranie i przekazywanie wójtowi materiałów umożliwiających udzielenie odpowiedzi na interpelacje radnych;
- Nadzór nad właściwym gospodarowaniem sprzętem stanowiącym techniczne wyposażenie budynku Urzędu Gminy;
- Nadzór nad prowadzeniem inwentaryzacji majątku gminy zgodnie z obowiązującymi przepisami;
- Nadzór nad ubezpieczeniem mienia gminnego;
- Nadzór nad realizacja uchwał, zarządzeń, programów i planów;
- Realizacja innych zadań zleconych przez Wójta.
Skarbnik Gminy
Zakresu działania i kompetencji Skarbnika:
- Opracowanie procedury uchwalania budżetu gminy Pawłowice oraz rodzajów i szczegółowości materiałów informacyjnych towarzyszących projektowi budżetu;
- Sporządzanie i przedkładanie projektu uchwały budżetowej i jej zmian;
- Sporządzanie projektu uchwały wieloletniej prognozy finansowej Gminy i jej zmian;
- Czuwanie nad zachowaniem równowagi budżetowej, prawidłową gospodarką finansową Gminy zgodnie z obowiązującymi przepisami, uchwałami Rady i zarządzeniami Wójta;
- Nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny budżetowej, prawidłową realizacją budżetu Gminy, wnioskowanie w sprawie zmian w budżecie;
- Kontrola pod względem formalnym dokumentów dotyczących wykonania budżetu oraz jego zmian;
- Informowanie Wójta o zagrożeniach i nieprawidłowościach związanych z realizacją budżetu Gminy;
- Ustalanie planu finansowego Urzędu Gminy;
- Analiza, weryfikacja i przygotowywanie do zatwierdzenia planów finansowych dysponentów budżetu gminy wynikających z układu wykonawczego;
- Opracowanie opisowych informacji, analiz i sprawozdań z wykonania budżetu Gminy w oparciu o materiały merytoryczne;
- Obsługa zadłużenia gminy, wnioskowanie i opracowanie wniosków kredytowych i pożyczkowych;
- Prowadzenie spraw związanych z lokowaniem wolnych środków pieniężnych;
- Składanie kontrasygnaty na dokumentach w których wyrażona jest czynności prawna mogąca spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych;
- Nadzór nad pracą Referatu Księgowości i Budżetu;
- Nadzór nad pracą Referatu Podatków i Opłat;
- Wydawanie decyzji administracyjnych na podstawie odrębnych upoważnień Wójta;
- Realizacja innych zadań zleconych przez Wójta.
Referat Organizcyjny - symbol OR
SPRAWY ORGANIZACYJNO-ADMINISTRACYJNE
- Zaopatrywanie komórek organizacyjnych Urzędu w materiały służące do bieżącej pracy:
- zakup materiałów biurowych i prowadzenie gospodarki magazynowej,
- wyposażenie w meble i sprzęt biurowy,
- zakup materiałów do drobnych napraw przeprowadzanych w budynkach Urzędu Gminy,
- zakup środków czystości i higienicznych.
- Pobieranie i rozliczanie zaliczki.
- Zaopatrzenie we flagi oraz oflagowanie budynków Urzędu.
- Współpraca z Gminnym Zespołem Komunalnym w sprawie drobnych remontów, napraw w Urzędzie.
- Prowadzenie spraw dotyczących sprzedaży składników majątku ruchomego ( za wyjątkiem składników majątkowych na prowadzonych inwestycjach).
- Przyjmowanie pism sądowych, prokuratorskich w przypadku niemożności doręczenia ich adresatowi w miejscu zamieszkania.
- Aktualizacja zarządzenia oraz prowadzenie rejestru spraw z zakresu działalności lobbingowej.
- Przeprowadzenie wyboru firmy grupowego ubezpieczenia społecznego.
- Nadzór nad utrzymaniem czystości i porządku w pomieszczeniach Urzędu i wokół budynku.
- Prowadzenie spraw związanych z gospodarką kluczami w Urzędzie Gminy.
- Przyjmowanie i prowadzenie spraw związanych z odpowiadaniem na podania, petycje, skargi i wnioski mieszkańców oraz prowadzenie rejestru skarg i wniosków.
- Prowadzenie kancelarii ogólnej Urzędu.
- Prowadzenie spraw związanych z umieszczaniem informacji na tablicach ogłoszeń.
- Prowadzenie spraw związanych z Inicjatywą lokalną.
- Prowadzenie spraw związanych z funduszem sołeckim.
- Prowadzenie spraw związanych z korzystaniem samochodu służbowego.
- Sprawy dotyczące ubezpieczenia majątku Gminy.
- Obsługa prawna dla Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych Gminy.
BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
- Prowadzenie spraw dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w Urzędzie: - Nadzór nad umową o usługi w zakresie obsługi BHP w Urzędzie przez Firmę, organizowanie szkoleń w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
- Prowadzenie spraw związanych z refundacją kosztów zakupu okularów korygujących wzrok dla pracowników wykonujących pracę przy komputerze;
JEDNOSTKI POMOCNICZE GMINY
- Obsługa posiedzeń z sołtysami, protokołowanie .
- Prowadzenie dokumentacji jednostek pomocniczych.
- Organizacja wyborów w jednostkach pomocniczych.
- Prowadzenie zbioru statutów jednostek pomocniczych, przygotowywanie zmian i aktualizacji oraz tekstów jednolitych.
- Obsługa spotkań odbywających się poza Urzędem Gminy z mieszkańcami.
- Pomoc w przeprowadzeniu wyborów i referendów.
- Prowadzenie całości spraw funduszu sołeckiego.
ARCHIWUM ZAKŁADOWE
- Prowadzenie Archiwum:
a) organizacja działalności Archiwum,
b) gromadzenie akt spraw ostatecznie załatwionych z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu i zdawanie do archiwum poprawnie przygotowanych,
c) przyjmowanie dokumentacji zlikwidowanych jednostek organizacyjnych - zgodnie z właściwością rzeczową,
d) ewidencjonowanie i przechowywanie akt oraz zabezpieczanie ich przed zniszczeniem,
e) brakowanie akt,
f) przygotowywanie dokumentacji o charakterze wieczystym do przekazania do Archiwum Państwowego w Katowicach,
g) udostępnianie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu pracownikom tychże komórek,
h) udostępnianie dokumentacji stronom i osobom trzecim zgodnie z zakładową instrukcją,
i) wydawanie zaświadczeń o okresie zatrudnienia i zarobkach oraz urzędowo potwierdzonych kserokopii z akt osobowych i płacowych byłych pracowników Urzędu oraz z akt pracowników zlikwidowanych zakładów pracy, z których dokumentacja znajduje się w zasobie Archiwum. - Prowadzenie zbioru wspomagającego:
a) przechowywanie przepisów prawnych i zbiorów wydawniczych tych przepisów,
b) przechowywanie publikacji /opracowań/ własnych i wydawnictw obcych zakwalifikowanych do zbiorów. - Opracowywanie i bieżąca kontrola realizacji instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Urzędu Gminy Pawłowice;
- Współpraca przy nadawaniu numerów akt i okresu przechowywania w archiwum;
W ZAKRESIE KULTURY, SPORTU I OPIEKI NAD DZIECMI DO LAT 3
- Prowadzenie rejestru gminnych instytucji kultury.
- Prowadzenie rejestru żłobków
SPORT I ORGANIZACJE POZARZĄDOWE
- Współpraca z klubami i stowarzyszeniami sportowymi działającymi na terenie Gminy Pawłowice.
- Przygotowanie programu współpracy zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.
- Prowadzenie spraw związanych ze stypendiami, nagrodami i wyróżnieniami dla sportowców na podstawie uchwały.
- Przygotowanie wspólnie z organizacjami pozarządowymi, Gminnym Ośrodkiem Sportu kalendarza imprez sportowych.
- Prowadzenie spraw związanych z ogłaszaniem konkursów, udzielaniem i rozliczaniem dotacji dla organizacji pozarządowych.
- Realizacja zadań wynikających z uchwały w sprawie warunków i trybu finansowania sportu w Gminie Pawłowice.
- Prowadzenie dokumentacji oraz uczestnictwo w Gminnej Radzie Pożytku Publicznego i Wolontariatu.
- Organizowanie i prowadzeni konsultacji społecznych z organizacjami pozarządowymi.
- Realizacja strategii /programu rozwoju sportu w gminie w zakresie referatu.
- Pomoc w pozyskiwaniu środków zewnętrznych dla organizacji pozarządowych.
- Obsługa i upowszechnianie wśród organizacji pozarządowych Generatora.
DOTACJE NA ZABYTKI
- Prowadzenie spraw związanych z dotacjami na prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków.
ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
- Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem zamówień na dostawy , usługi i roboty budowlane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa zamówień publicznych oraz przepisami unijnymi.
- Prowadzenie ewidencji udzielanych zamówień.
- Prowadzenie prac związanych z przygotowaniem i prowadzeniem zamówień.
- Obsługa Komisji ds. zamówień publicznych.
- Nadzór nad zamówieniami publicznymi w jednostkach organizacyjnych:
- przeprowadzanie kontroli udzielanych zamówień w jednostkach organizacyjnych pod względem zgodności z przepisami prawa,
- wnioskowanie o przeprowadzanie szkoleń w tym zakresie,
- pomoc przy organizowaniu postępowań .
- Przygotowanie i aktualizacja regulaminów udzielania zamówień publicznych oraz zasad sporządzania umów w Urzędzie Gminy
- Przygotowywanie projektów zarządzeń, uchwał w zakresie zamówień publicznych.
- Prowadzenie rejestru umów zawartych w trybie Prawa zamówień publicznych.
- Prowadzenie oraz aktualizacja wzorów umów na wewnętrznej stronie UG.
Referat Informatyki IT
Szczegółowy zakres obowiązków dla pracowników Referatu Informatyki:
-
Obsługa informatyczna Urzędu i następujących jednostek organizacyjnych:
a) Gminny Ośrodek Sportu,
b) Gminny Zespół Komunalny,
c) Gminny Zespół Oświaty,
d) Ośrodek Pomocy Społecznej,
doraźna obsługa informatyczna obejmuje następujące jednostki:
a) Gminny Zakład Wodociągów i Kanalizacji,
b) Gminny Ośrodek Kultury,
c) Gminna Bibliotek Publiczna,
d) Gminne przedszkola,
e) Gminne szkoły; -
Zarządzanie i nadzorowanie pracą sieci informatycznej.
-
Nadzorowanie i administrowanie pracą serwerów i urządzeń sieciowych pracujących w sieci komputerowej.
-
Nadzorowanie i administrowanie siecią bezprzewodową WiFi w budynku urzędu.
-
Nadzorowanie centralnym systemem UPS.
-
Prowadzenie prac związanych z systemami informatycznymi:
a) Zakup, wdrożenie i konfiguracja,
b) eksploatacja i aktualizacja,
c) prace konserwacyjno - serwisowe, -
Współpraca z działem zamówień publicznych przy przygotowywaniu zamówień zakupu sprzętu komputerowego, telekomunikacyjnego, kserograficznego oraz materiałów eksploatacyjnych.
-
Nadzorowanie nad usługami sieci telefonów stacjonarnych i komórkowych.
-
Zapewnienie sprawności działania sprzętu komputerowego użytkowników (konfiguracja, serwis).
-
Zapewnienie sprawności działania sprzętu drukującego (drukarki, kserokopiarki, faksy, wymiana materiałów eksploatacyjnych).
11. Realizacja zadań wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych.
12. Administrowanie monitoringiem wizyjnym: zapewnienie sprawności działania kamer i rejestratorów - dokonywanie przeglądów i serwisowanie urządzeń.
13. Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem systemów klimatyzacji pomieszczeń.
14. Bieżąca pomoc pracownikom urzędu w zakresie obsługi sprzętu komputerowego, telefonów, kserokopiarek itp. oraz w zakresie prawidłowego korzystania z systemów informatycznych, oprogramowania biurowego i innych aplikacji.
15. Prowadzenie szkoleń w zakresie obsługi sprzętu komputerowego i oprogramowania.
16. Współpraca z Referatami i jednostkami organizacyjnymi w zakresie opracowywania i wdrażania systemów informatycznych.
17. Współpraca z innymi jednostkami administracji publicznej w zakresie opracowywania i wdrażania systemów informatycznych.
18. Wnioskowanie o likwidację wyeksploatowanego i niesprawnego sprzętu komputerowego.
19. Prowadzenie pełnej ewidencji infrastruktury teletechnicznej i zasobów informatycznych.
20. Techniczny nadzór nad funkcjonowaniem strony internetowej Urzędu Gminy Pawłowice, Biuletynu Informacji Publicznej.
21. Nadzór i koordynowanie informacji umieszczonych w Biuletynie Informacji Publicznej.
22. Nadzór i koordynowanie aktualizacji kart usług świadczonych przez Urząd Gminy i jednostki organizacyjne.
24. Nadzór nad funkcjonowaniem Infokiosków.
25. Nadzór nad funkcjonowaniem systemu alarmowego w tym konserwacja i systemem autoryzowanego dostępu.
26. Nadzór nad systemami multimedialnymi urzędu.
SPRAWY PRZECIWPOŻAROWE
-
Przygotowanie oraz realizacja instrukcji bezpieczeństwa pożarowego w budynkach Urzędu;
-
Prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem przeciwpożarowym w budynkach urzędu zgodnie
z obowiązującą instrukcją bezpieczeństwa oraz obowiązującymi przepisami w tym zakresie;
Referat Spraw Obywatelskich - symbol SO
Do zakresu działania Referatu należy w szczególności:
ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE I BEZPIECZEŃSTWO PUBLICZNE
1. Koordynowanie, opracowanie i aktualizowanie gminnegoplanu zarządzania kryzysowego.
2. Prowadzenie działań w celu zapobiegania lub usuwania skutków klęski żywiołowej na terenie Gminy.
3. Zapewnienie miejsc pobytu dla ludności ewakuowanej.
4. Prowadzenie spraw dotyczących bezpieczeństwa publicznego- współpraca z policją, ochotniczymi strażami pożarnymii jednostkami organizacyjnymi działającymi na rzecz bezpieczeństwa iporządku publicznego.
SPRAWY WOJSKOWE :
1. Przygotowanie i prowadzenie spraw z zakresu kwalifikacji wojskowej.
2. Współdziałanie z organami wojskowymi w ramach powszechnego obowiązku obrony w przygotowaniu kwalifikacji wojskowej i jej przeprowadzeniu.
3. Ewidencja osób o nieuregulowanym stosunku do służby wojskowej.
4. Orzekanie o konieczności sprawowania przez osobę podlegającą obowiązkowi odbycia zasadniczej służby wojskowej bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny ( który nie ukończył 16 lat, albo ukończył 75 lat).
5. Przygotowanie dokumentacji w zakresie wypłaty świadczenia rekompensującego żołnierzom rezerwy odbywającym ćwiczenia wojskowe.
SPRAWY WZAKRESIEEWIDENCJI LUDNOŚCI:
1. Występowanie o nadanie numeru PESEL oraz o jego zmianę, przyjmowanie i weryfikacja wniosków o nadanie numeru PESEL.
2. Rejestracja i aktualizacja danych w rejestrze PESEL w zakresie przeznaczonym dla organu gminy.
3. Przyjmowanie i weryfikacja zgłoszeń w zakresie obowiązku meldunkowego obywateli polskich i cudzoziemców.
4. Prowadzenie rejestru mieszkańców i jego aktualizacja.
5. Prowadzenie rejestru zamieszkania cudzoziemców.
6. Wydawanie zaświadczeń o zameldowaniu i wymeldowaniu – z urzędu oraz na wniosek.
7. Wydawanie zaświadczeń z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców.
8. Sporządzanie wykazów dzieci i młodzieży dla przedszkoli i szkół oraz Gminnego Zespołu Oświaty.
9. Współpraca w zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych z innymi urzędami.
10. Sporządzanie sprawozdawczości w zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych.
11. Prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach o zameldowanie lub wymeldowanie.
12. Udostępnianie danych osobowych z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców.
13. Aktualizowanie komputerowej bazy danych w zakresie rejestru mieszkańców,
14. Prowadzenie i aktualizacja stałego rejestru wyborców.
15. Przygotowywanie decyzji administracyjnych i zakładanie kart ewidencyjnych wyborców.
16. Sporządzanie i aktualizacja spisów wyborców.
17. Prowadzenie spraw związanych ze sporządzeniem aktu pełnomocnictwa do głosowania w wyborach.
18. Sporządzanie sprawozdawczości w zakresie rejestru wyborców.
19. Prowadzenie i aktualizowanie komputerowej bazy danych – Platforma Wyborcza.
SPRAWY W ZAKRESIEDOWODÓW OSOBISTYCH:
1. Wydawanie, wymiana i unieważnianie dowodów osobistych.
2. Przyjmowanie i weryfikacja wniosków o wydanie dowodu osobistego.
3. Wprowadzanie i przetwarzanie danych w Rejestrze Dowodów Osobistych, niezbędnych w procesie wydawania i unieważniania dowodów osobistych.
4. Wydawanie zaświadczeń z Rejestru Dowodów Osobistych.
5. Udostępnianie danych z Rejestru Dowodów Osobistych.
6. Udostępnianie posiadanej dokumentacji związanej z dowodami osobistymi.
7. Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi.
SPRAWY W ZAKRESIE ZDROWIA :
1. Prowadzenie spraw związanych z ochroną zdrowia na terenie Gminy.
2. Opracowanie i realizacja programów profilaktyki zdrowotnej na terenie Gminy.
3. Współpraca z NZOZ , NFZ i innymi placówkami świadczącymi usługi medyczne dla mieszkańców Gminy poprzez:
- czuwanie nad realizowaniem usług medycznych w ramach ubezpieczenia zdrowotnego,
- realizację programów profilaktycznych,
- informowanie o realizowanych programach profilaktycznych.
4. Współpraca ze Starostwem Powiatowym oraz Śląskim Urzędem Wojewódzkim w zakresie profilaktyki zdrowotnej.
5. Organizacja dnia promocji zdrowia.
6. Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji w sprawach świadczeniobiorców innych niż ubezpieczeni spełniających kryterium dochodowe, o którym mowa w ustawie o pomocy społecznej.
W ZAKRESIE EWIDENCJI DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ:
1. Prowadzenie spraw związanych z wpisem, zawieszeniem, wznowieniem i wykreśleniem z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
2. Przekazywanie do CEIDG informacji o przedsiębiorcach i innych podmiotach w zakresie wpisu do rejestru działalności regulowanej oraz uprawnień wynikających z koncesji, zezwolenia i licencji.
3. Współpraca z organami podatkowymi, statystycznymi i ubezpieczeń społecznych w zakresie spraw związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.
4. Przyjmowanie wniosków i wydawanie dokumentów dotyczących działalności gospodarczej tj. zaświadczeń i kserokopii potwierdzających dane archiwalne z EDG prowadzonej przez Wójta Gminy Pawłowice.
5. Współpraca z Pawłowicką Delegaturą Regionalnej Izby Gospodarczej w Katowicach.
6. Wspieranie przedsiębiorców w pozyskiwaniu środków unijnych na rozwój ich działalności poprzez koordynację działań i konsultacje.
7. Organizowanie szkoleń i spotkań dostosowanych do potrzeb przedsiębiorców.
W ZAKRESIE PRZEDSIĘBIORCZOŚCI I AKTYWIZACJI ZAWODOWEJ :
1. Prowadzenie spraw dotyczących zwrotu pracodawcom kosztów dokształcania pracowników młodocianych.
2. Realizacja zadań wynikających z ustawy o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej w zakresie prowadzonych spraw.
3. Naliczanie opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.
4. Prowadzenie postępowań administracyjnych związanych z wydaniem, wygaśnięciem lub cofnięciem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.
5. Wydawanie zaświadczeń potwierdzających dokonanie opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.
6. Współpraca z gminną komisją rozwiązywania problemów alkoholowych w zakresie:
- opiniowania wniosków o wydanie zezwolenia w zakresie zgodności lokalizacjipunktu sprzedaży z uchwałami rady gminy,
- przeprowadzania kontroli punktów prowadzących sprzedaż alkoholu co do przestrzegania zasad i warunków korzystania z zezwolenia.
7. Przygotowanie i realizacja przy współpracy z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Przeciwdziałania Narkomanii oraz przygotowywanie projektów uchwał w ww. zakresie.
8. Planowanie i realizacja wydatków w zakresie Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Przeciwdziałania Narkomanii.
9. Obsługa kancelaryjno-administracyjna Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
10. Współpraca z Ośrodkiem Pomocy Społecznej i Policją w zakresie pomocy rodzinom osób uzależnionych.
11. Udzielanie informacji w zakresie lecznictwa odwykowego i form pomocy oraz pomoc osobom doznającym różnych form przemocy w rodzinie.
SPRAWY W ZAKRESIE OCHOTNICZYCH STRAŻY POŻARNYCH :
1. Pomoc jednostkom ochotniczych straży pożarnych w realizacji ich statutowych zadań.
2. Koordynacja przedsięwzięć ochrony przeciwpożarowej w gminie oraz współdziałanie z Komendą Powiatową Państwowej Straży Pożarnej w Pszczynie:
- współpraca w zakresie szkoleń strażaków.
3. Realizacja gospodarki finansowej i rzeczowej:
- przygotowywanie procedur zakupu sprzętu, umundurowania i wyposażenia jednostek,
- sprawy ubezpieczeń pojazdów samochodowych będących na stanie jednostek, zawodów strażackich , oraz sekcji osobowych biorących udział w akcjach,
- przygotowywanie umów z konserwatorami sprzętu technicznego i Komendantem Gminnym OSP,
- pomoc w prowadzeniu ksiąg inwentarzowych i likwidacji sprzętu będącego na stanie jednostek,
- naliczanie ekwiwalentu za udział w działaniu ratowniczym lub szkoleniu pożarniczym.
SPRAWY W ZAKRESIE ZGROMADZEŃ I IMPREZ MASOWYCH:
1. Przyjmowanie zawiadomień o zamiarze zorganizowania zgromadzenia lub procesji i informowanie służb porządkowych – Policja, Gminny Zespół Komunalny.
2. Przygotowywanie decyzji na przeprowadzenie imprezy masowej w oparciu o przedłożoną dokumentację.
3. Przyjmowanie zawiadomień o zamiarze zorganizowania imprezy rozrywkowej i powiadamianie Policji.
W zakresie rządowego programu dla rodzin wielodzietnych:
1. Prowadzenie całości spraw związanych z wydaniem Karty Dużej Rodziny”.
W zakresie ustawy o repatriacji:
1. Współpraca z jednostkami administracji publicznej w zakresie spraw związanych z repatriacją.
W zakresie współpracy z jednostkami samorządu terytorialnego:
1. Współpraca ze Starostwem Powiatowym z Wydziałem Komunikacji i Transportu w Pszczynie przy realizacji zadań wynikających z porozumień.
K. Rozliczanie finansowe zadań:
1. Sprawdzanie formalno - rachunkowe ofert w szczególności w zakresie ich zgodności z kosztorysem oraz prawidłowości działań arytmetycznych.
2. Prowadzenie rejestru kwot wnoszonych z tytułu należytego wykonania umów przez poszczególnych wykonawców dla każdego z realizowanych zadań, zwalnianie ich w terminach ustawowych do wypłaty w częściach możliwych po dokonaniu odbioru końcowego i pogwarancyjnego.
3. Kontrola wpływających faktur za roboty, usługi, dostawy bądź zakupy ze szczególnym zwróceniem uwagi na zgodność warunków płatności z postanowieniami umownymi, zakresem rzeczowym faktycznie wykonanych robót, kosztorysem ofertowym, prawidłowością naliczania wysokości podatku VAT.
4. Przekazywanie dokumentów stanowiących podstawę dokonania zapłaty za wykonane roboty do Referatu Księgowości i Budżetu z ewentualnymi dyspozycjami dotyczącymi potrąceń bądź to z tytułu uzupełnienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, bądź innych potrąceń np. kompensat z tytułu naliczonych kar umownych.
5. Wnioskowanie do Wójta o dokonanie stosownych zmian budżetu w wypadku konieczności ich wprowadzenia zarówno w planie rzeczowym jak i finansowym.
6. Rozliczanie umów oraz transz finansów uzyskanych ze źródeł zewnętrznych.
7. Współpraca z Referatem Księgowości i Budżetu przy rozliczaniu zadań oraz przygotowaniu dokumentu przekazania środka trwałego do użytkowania (OT).
L. INNE OBOWIĄZKI:
1. Współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie działania referatu;
2. Przy wydatkowaniu środków publicznych stosować przepisy prawa zamówień publicznych i obowiązujący w Urzędzie regulamin udzielania zamówień.
3. Przygotowanie i bieżąca aktualizacja projektów Zarządzeń Wójta i projektów Uchwał Rady Gminy w zakresie działania referatu.
4. Przygotowanie i przekazanie materiałów do Internetu i do Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania referatu.
5. Przygotowanie odpowiedzi na petycje, skargi i wnioski wpływające do referatu oraz przedkładanie oryginałów dokumentów zakończonych postępowań w sprawie petycji skarg i wniosków do rejestru prowadzonego przez pracownika w Referacie Organizacyjnym i Informatyki.
6. Stosowanie obowiązujących w Urzędzie Gminy procedur.
W ZAKRESIE NADZORU
Do zadań kierownika referatu należy koordynowanie zadań realizowanych w ramach działalności referatu we współpracy z Ośrodkiem Pomocy Społecznej.
Samodzielne Stanowisko do spraw obronnych i obrony cywilnej - symbol OOC
Szczegółowy zakres obowiązków dla pracownika zatrudnionego na samodzielnym stanowisku ds. obronnych i obrony cywilnej:
SPRAWY OBRONNE I OBRONY CYWILNEJ
1. Planowanie oraz koordynacja działalności w zakresie realizacji zadań obronnych
w czasie pokoju i na wypadek wojny.
2. Nakładanie obowiązku wykonywania świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony oraz akcji kurierskiej w czasie pokoju.
3. Nakładanie obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny.
4. Opracowywanie i aktualizacja planów obrony cywilnej gminy oraz innych dokumentów dotyczących przygotowania i działania OC.
5. Prowadzenie magazynu OC.
6. Opracowanie i aktualizacja planów osiągania Wyższych Stanów Gotowości Obrony.
7. Organizowanie i prowadzenie szkoleń z zakresu problematyki obronnej.
8. Kontrole sposobu realizacji zadań obronnych i powszechnej samoobrony przez instytucje, podmioty gospodarcze i inne jednostki organizacyjne znajdujące się na terenie gminy.
9. Prowadzenie i aktualizacja dokumentacji w zakresie akcji kurierskiej.
10. Reklamowanie od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej radnych i pracowników Urzędu Gminy w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny.
11. Prowadzenie pozostałych spraw związanych z realizacją powszechnego obowiązku obrony wynikających z ustawy.
INNE OBOWIĄZKI:
1. Współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie działania.
2. Przy wydatkowaniu środków publicznych stosować przepisy prawa zamówień publicznych i obowiązujący w Urzędzie regulamin udzielania zamówień.
3. Przygotowanie i bieżąca aktualizacja projektów Zarządzeń Wójta i projektów Uchwał Rady Gminy w zakresie działania.
4. Przygotowanie i przekazanie materiałów do Internetu i do Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania.
5. Przygotowanie odpowiedzi na petycje, skargi i wnioski oraz przedkładanie oryginałów dokumentów zakończonych postępowań w sprawie petycji, skarg i wniosków do rejestru prowadzonego przez pracownika w Referacie Organizacyjnego i Informatyki.
6. Stosowanie obowiązujących w Urzędzie Gminy procedur.
Referat Promocji i Integracji Europejskiej - symbol PIE
Do zakresu działania Referatu należy w szczególności
A. INFORMACJA I OBSŁUGA PRASOWA
1. Przygotowywanie i koordynowanie polityki informacyjnej Gminy.
2. Kreowanie i wdrażanie wizerunku Gminy.
3. Obsługa prasowa dotycząca działalności Wójta i Urzędu Gminy.
4. Monitorowanie i prowadzenie archiwum informacji o gminie Pawłowice.
5. Przygotowanie tekstów, prezentacji multimedialnych oraz innych materiałów o charakterze informacyjno-promocyjnym.
6. Prowadzenie strony internetowej www.pawlowice.pl oraz mediów społecznościowych Gminy.
7. Koordynowanie przepływu informacji z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu, przeznaczonych do umieszczania na stroniewww.pawlowice.pl i nadzór nad ich treścią merytoryczną.
8. Prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem informacji publicznej zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej.
B. PROMOCJA
1. Opracowywanie planów promocji gminy na podstawie działań prowadzonych przez Wójta i poszczególne komórki organizacyjne Urzędu, ze szczególnym uwzględnieniem realizowanych inwestycji.
2. Opracowywanie wydawnictw i publikacji (opracowanie projektów graficznych, tekstów, dobór fotografii itp.) informacyjno –promocyjnych Gminy oraz ich dystrybucja.
3. Zamawianie, magazynowanie, ewidencja i dystrybucja materiałów promocyjnych i gadżetów Gminy.
4. Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem Honorowego Patronatu Wójta.
5. Przygotowywanie okolicznościowych zaproszeń, podziękowań, dyplomów i życzeń na wyznaczone spotkania Wójta oraz innej korespondencji okolicznościowej.
6. Organizacja kampanii i wydarzeń promocyjnych Gminy oraz imprez i uroczystości, których organizatorem lub współorganizatorem jest Gmina.
7. Organizacja udziału Gminy w targach, wystawach, konkursach i innych wydarzeniach promujących Gminę.
8. Prowadzenie dokumentacji fotograficznej Gminy.
9. Prowadzenie spraw w zakresie upowszechniania i rozwoju turystyki oraz informacji turystycznej o Gminie.
C. PROMOCJA GOSPODARCZA GMINY
1. Działania promocyjne ukazujące Gminę jako miejsce atrakcyjne dla inwestorów.
2. Nawiązywanie kontaktów z podmiotami zamierzającymi inwestować w gminie.
3. Przygotowanie kompleksowych ofert inwestycyjnych,
4. Obsługa inwestorów w zakresie ofert inwestycyjnych.
5. Gromadzenie oraz przygotowywanie informacji i danych gospodarczych o Gminie.
6. Organizacja i przygotowanie ceremonii wręczenia nagrody „Firma z Tradycjami”.
D. WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄ
7. Prowadzenie spraw związanych nawiązywaniem kontaktów i organizacją współpracy zagranicznej Gminy, w tym z integracją europejską.
8. Współpraca z miastami partnerskimi Gminy.
9. Kompleksowa obsługa wizyt delegacji zagranicznych oraz wyjazdów zagranicznych przedstawicieli Gminy.
E. POZYSKIWANIE ŚRODKÓW FINANSOWYCH
1. Prowadzenie spraw związanych z pozyskaniem środków finansowych ze źródełzewnętrznych, w tym z funduszy Unii Europejskiej.
2. Współpraca z administracją rządową i samorządową oraz instytucjami rozwoju regionalnego i lokalnego, a także środowiskiem przedsiębiorców i instytucjami zagranicznymi w zakresie spraw związanych z pozyskiwaniem środków finansowych zewnętrznych, w tym z Unii Europejskiej.
3. Koordynowanie zadań związanych z tworzeniem strategii rozwoju Gminy i jej aktualizacją oraz programem rewitalizacji.
F Rozliczanie finansowe zadań:
1. Sprawdzanie formalno - rachunkowe ofert w szczególności w zakresie ich zgodności z kosztorysem oraz prawidłowości działań arytmetycznych.
2. Prowadzenie rejestru kwot wnoszonych z tytułu należytego wykonania umów przez poszczególnych wykonawców dla każdego z realizowanych zadań, zwalnianie ich w terminach ustawowych do wypłaty w częściach możliwych po dokonaniu odbioru końcowego i pogwarancyjnego.
3. Kontrola wpływających faktur za roboty, usługi, dostawy bądź zakupy ze szczególnym zwróceniem uwagi na zgodność warunków płatności z postanowieniami umownymi, zakresem rzeczowym faktycznie wykonanych robót, kosztorysem ofertowym, prawidłowością naliczania wysokości podatku VAT.
4. Przekazywanie dokumentów stanowiących podstawę dokonania zapłaty za wykonane roboty do Referatu Księgowości i Budżetu z ewentualnymi dyspozycjami dotyczącymi potrąceń bądź to z tytułu uzupełnienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, bądź innych potrąceń np. kompensat z tytułu naliczonych kar umownych.
5. Wnioskowanie do Wójta o dokonanie stosownych zmian budżetu w wypadku konieczności ich wprowadzenia zarówno w planie rzeczowym jak i finansowym.
6. Rozliczanie umów oraz transz finansów uzyskanych ze źródeł zewnętrznych.
7. Współpraca z Referatem Księgowości i Budżetu przy rozliczaniu zadań oraz przygotowaniu dokumentu przekazania środka trwałego do użytkowania (OT).
INNE OBOWIĄZKI:
1. Współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie działania referatu.
2. Przygotowanie i bieżąca aktualizacjaprojektów Zarządzeń Wójta, Uchwał Rady Gminy w zakresie działania referatu.
3. Przygotowanie i przekazanie materiałów do Biuletynu Informacji Publicznej.
4. Przygotowanie odpowiedzi napetycje, skargi i wnioski wpływające do referatu oraz przedkładanie kopii dokumentów zakończonych postępowań w sprawie petycji, skarg i wniosków do rejestru prowadzonego przez pracownika w Referacie Organizacyjnym i Informatyki.
5. Inicjowanie i przygotowywanie propozycji w zakresie usprawnienia pracy Referatu.
6. Wykonywanie innych zadań zaleconych przez Wójta Gminy.