Zgodnie z Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2011. Nr 123 poz. 698 art. 33-35) Archiwum Urzędu ma status archiwum zakładowego tzn. służy potrzebom jednostki dla której zostało utworzone.

Zadaniem archiwum zakładowego jest:

• gromadzenie, przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji
• prowadzenie ewidencji przechowywanej dokumentacji
• inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której termin przechowywania upłynął i przekazywanie jej na makulaturę lub zniszczenie
• udostępnianie przechowywanej dokumentacji
• współdziałanie z komórkami organizacyjnymi w zakresie archiwizowania i przekazywania dokumentacji
• przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

Archiwum Zakładowe gromadzi materiały archiwalne kat. "A" i dokumentację niearchiwalną kat. "B".

Na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie Instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (zał.6) - akta z archiwum zakładowego mogą być udostępniane:

• dla celów służbowych
• dla celów naukowo-badawczych

Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych wymaga każdorazowo zgody kierownika Urzędu lub osoby przez niego upoważnionej i odbywa się na zasadach określonych w:
- Ustawie z dnia 05 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228),
- Ustawie z 26 stycznia 1984r. Prawo Prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24 ze zmianami),
- Ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

Osoba starająca się o wgląd do dokumentów powinna złożyć wniosek - kartę udostępnienia akt w Referacie Organizatorskim -Punkt Obsługi Klienta, listownie lub pocztą elektroniczną na adres: gmina@pawlowice.pl

Urząd Gminy informuje, że dokumentacja o czasowym okresie przechowywania (Kat. "B") Spółdzielni Kółek Rolniczych w Pawłowicach i Gminnego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Pawłowicach zostały przekazane na dalsze przechowywanie do Archiwum Państwowego w Katowicach.

Adres: Archiwum Państwowe
40-145 KATOWICE
ul. Józefowska 104
tel. (32) 204-26-26
sekretariat , (32) 208-78-55 lub (32) 208-78-50