Zakres działania i funkcjonowania Urzędu Gminy:

1. Urząd jest jednostką organizacyjną, przy pomocy której Wójt wykonuje swoje zadania.
2. Urząd Gminy działa na zasadach jednostki budżetowej w rozumieniu ustawy o finansach publicznych.
3. Siedzibą Urzędu Gminy jest budynek przy ul. Zjednoczenia 60 w Pawłowicach.
4. Przy pomocy Urzędu Wójt wykonuje uchwały Rady, zadania gminy określone przepisami prawa w zakresie zadań:
   a) własnych gminy,
   b) zleconych gminie z zakresu administracji rządowej,
   c) realizowanych przez gminę na mocy porozumień.
5. Urzędem kieruje Wójt, który jest przełożonym wszystkich pracowników Urzędu.
6. Wójt jest przełożonym dyrektorów i kierowników jednostek organizacyjnych.
7. Tryb pracy w Urzędzie, prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników określa Regulamin Pracy.
8. Przy załatwianiu spraw Urząd stosuje przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej.
9. Czynności kancelaryjno - biurowe regulowane są przez odpowiednie instrukcje kancelaryjne.
10. Wszystkie sprawy obywateli, w tym skargi i wnioski załatwiane są jawnie, chyba, że przepisy szczególne dopuszczają tajność rozpatrywania tyvh spraw.
11. Spory kompetencyjne dla spraw będących w zakresie działania kilku jednostek rozstrzyga Wójt.

Zakres działania i kompetencji Wójta:

1. Kierowanie bieżącymi sprawami Gminy i kierowanie Urzędem Gminy;
2. Reprezentowanie Gminy i Urzędu na zewnątrz;
3. Przedkładanie Radzie Gminy projektów uchwał;
4. Przedkładanie Radzie Gminy projektu budżetu Gminy , ogłaszanie budżetu ;
5. Wydawanie decyzji w sprawach z zakresu administracji publicznej;
6. Upoważnianie pracowników Urzędu do podejmowania w imieniu Wójta decyzji indywidualnych z zakresu administracji publicznej;
7. Nadzorowanie realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej w ramach Gminy;
8. Kierowanie Urzędem Stanu Cywilnego;
9. Wykonywanie zadań szefa obrony cywilnej Gminy;
10. Nadzorowanie ochrony informacji niejawnych;
11. Koordynowanie działań służących rozwojowi gospodarczemu i społecznemu Gminy.

Do zakresu działania referatu należą w szczególności:

A. GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI.

1. Dokonywanie ich sprzedaży, zamiany, darowizny i zrzeczenia się, oddania                          w użytkowanie wieczyste, w najem lub dzierżawę, użyczanie, oddawanie w trwały zarząd oraz jego wygaszanie a także obciążanie ograniczonymi prawami rzeczowymi w tym użytkowaniem i służebnościami gruntowymi.
2. Przekształcanie prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym  i prawnym w prawo własności.
3. Ewidencjonowanie nieruchomości, zlecanie ich wyceny, sporządzanie planów wykorzystania oraz naliczanie należności za udostępnione nieruchomości, w tym opłat za użytkowanie wieczyste, najem, dzierżawę i trwały zarząd.
4. Podejmowanie czynności w postępowaniach sądowych w sprawach o własność lub inne prawa rzeczowe.
5. Nabywanie nieruchomości na rzecz Gminy w drodze umowy sprzedaży, darowizny, zamiany, w drodze wywłaszczenia, na skutek zrzeczenia się, w drodze pierwokupu.
6. Wydawanie decyzji administracyjnych wynikających z ustawy o gospodarce nieruchomościami, w tym o:
   1. przekazaniu trwałego zarządu między jednostkami organizacyjnymi,
   2. ustanowieniu, wygaśnięciu trwałego zarządu na rzecz jednostek organizacyjnych,
   3. wyznaczanie dodatkowych terminów zagospodarowania nieruchomości,                  w razie niedotrzymania terminów zagospodarowania nieruchomości gruntowej,
   4. ustaleniu dodatkowych opłat rocznych wynikających                                 z niedotrzymania terminu zagospodarowania nieruchomości gruntowej,
   5. zmianie stawki procentowej opłaty rocznej oraz o pozbawieniu bonifikat,
   6. aktualizacji opłaty rocznej nieruchomości oddanej w użytkowanie wieczyste,
7. Udzielanie zezwoleń na czasowe zajęcie nieruchomości Gminy będących                           w dyspozycji referatu, na czas realizacji inwestycji związanych z  infrastrukturą techniczną oraz zawieranie umów na umieszczanie  i pozostawienie urządzeń
   w terenie gminnym poza pasem drogowym.
8. Regulacja stanu prawnego dróg publicznych (nabywanie gruntów pod drogi).
9. Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, w zakresie ustalenia jednorazowej opłaty wynikającej ze wzrostu wartości nieruchomości oraz ustalanie odszkodowania w związku z obniżeniem wartości nieruchomości.
10. Przejmowanie nieruchomości na rzecz gminy, przeznaczonych do dalszego zagospodarowania.
11. Wskazywanie i oddawanie  nieruchomości  na wyposażenie samorządowych osób prawnych lub samorządowych jednostek organizacyjnych.
12. Przygotowywanie informacji o stanie mienia komunalnego gminy do projektu uchwały budżetowej.
13. Prowadzenie zbiorczej ewidencji mienia stanowiącego własność Gminy, a także będącego w użytkowaniu wieczystym Gminy, wynikającej z ustawy o gospodarce nieruchomościami.
14. Prowadzenie  spraw związanych  z zawieraniem umów  ekspozycji reklam na gruntach gminnych poza pasem drogowym.

B. GEODEZJA

1. Prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawach indywidualnych, w tym:
   - podział nieruchomości,
   - rozgraniczenie nieruchomości,
   - scalenie i podział nieruchomości,
2. Prowadzenie nazewnictwa ulic oraz numeracji porządkowej nieruchomości.
3. Współpraca z Wydziałem Geodezji, Kartografii i Gospodarki Nieruchomościami Starostwa Powiatowego w Pszczynie.
4. Badanie ksiąg wieczystych prowadzonych przez Wydział Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Jastrzębiu Zdroju.
5. Organizowanie postępowania o zamówienia publiczne z zakresu geodezji
   i kartografii.

C. GEOLOGIA i GÓRNICTWO

1. Przyjmowanie zgłoszeń  zamiaru przystąpienia do wykonania prac  geologicznych;
2. Opiniowanie projektów prac geologicznych.
3. Przyjmowanie dokumentacji, geologiczno-inżynierskich oraz innych dokumentacji geologicznych.
4. Opiniowanie i uzgadnianie koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin.
5. Opiniowanie planów ruchu zakładów górniczych.

D. MIEJSCOWE PLANY ZAGOSPODAROWANIA PRZESTRZENNEGO

1. Prowadzenie spraw związanych z opracowaniem i aktualizacją „Studium Uwarunkowań i Kierunków Zagospodarowania Przestrzennego Gminy”.
2. Prowadzenie spraw związanych ze sporządzaniem miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego:
   - przygotowywanie projektów uchwał Rady Gminy w sprawie przystąpienia do sporządzenia mpzp,
   - zawiadomienia właściwych organów, ogłaszanie w prasie, przyjmowanie wniosków,
   - opiniowanie i uzgadnianie wewnętrzne oraz zewnętrzne mpzp,
   - opracowywanie wniosków w sprawie przeznaczenia gruntów rolnych i leśnych na cele nierolne i nieleśne,
   - przyjmowanie uwag do projektu mpzp i ich rozpatrywanie,
   - przygotowywanie projektów uchwał Rady Gminy w sprawie uchwalenia mpzp,
   - przekazywanie dokumentacji planistycznej mpzp do Wojewody celem publikacji w Dzienniku Urzędowym,
   - Przekazywanie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego do Starosty.
3. Prowadzenie rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego.
4. Sporządzanie wyrysów graficznych i wypisów z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego oraz studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy.
5. Wydawanie zaświadczeń o zgodności legalizowanej samowoli budowlanej z  mpzp
   i przepisami o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, oraz zgodnie z art. 71 prawa budowlanego (zgodność zmiany sposobu użytkowania z planem zagospodarowania przestrzennego).
6. Udzielanie bieżącej informacji stronom w sprawach dotyczących przeznaczenia terenów w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego oraz przepisów w zakresie planowania przestrzennego i prawa budowlanego.
7. Współpraca z Powiatowym Inspektorem Nadzoru Budowlanego.
8. Współpraca z Wydziałem Architektury i Budownictwa Starostwa Powiatowego w Pszczynie.
9. Prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem Gminnej Komisji Urbanistyczno – Architektonicznej.
10. Naliczanie opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanych zmiana mpzp.
11. Ustalanie odszkodowań z tytułu obniżenia wartości spowodowanej zmianą mpzp.

E. POMNIKI, MIEJSCA PAMIĘCI NARODOWEJ

1. Współpraca z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków.
2. Prowadzenie dokumentacji związanej z tworzeniem oraz aktualizacją gminnej Ewidencji Zabytków.

F. GOSPODARKA LOKALOWA - MIESZKANIA

1. Opracowanie  i realizacja  lokalnej polityki mieszkaniowej.
2. Opracowanie projektów  uchwał Rady Gminy:
   1. wieloletnich programów gospodarowania  mieszkaniowym zasobem gminy,
   2. zasad wynajmowania  lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy,
   3. innych programów  na potrzeby realizacji lokalnej strategii  mieszkaniowej.
3. Inicjowanie nowych form budownictwa mieszkaniowego.
4. Przygotowanie projektów zarządzeń Wójta w sprawie ustalenia  stawek  czynszu za najem lokali mieszkaniowych i socjalnych  stanowiących mieszkaniowy zasób gminy.
5. Gospodarka zasobem komunalnym lokali mieszkalnych.
6. Przyjmowanie, opracowanie i realizacja  wniosków osób ubiegających
   się o przydział mieszkania.
7. Obsługa i współpraca z  Komisją Mieszkaniową w zakresie rozpatrywania wniosków osób ubiegających się o zawarcie umowy najmu lokalu.
8. Przygotowanie listy osób oczekujących na mieszkanie.
9. Wydawanie skierowań do Gminnego Zespołu  Komunalnego o zawarcie umowy najmu lokali mieszkalnych, zamiennych, socjalnych.
10. Ustalenie praw do lokalu  w razie śmierci lub wyprowadzenia się głównego najemcy.
11. Wydawanie zgody na podnajem lokali mieszkalnych.
12. Prowadzenie spraw związanych z realizacją wyroków sądowych dotyczących lokali socjalnych.
13. Prowadzenie spraw związanych z wykwaterowaniem z budynków przeznaczonych do wyburzenia, remontu kapitalnego i  modernizacji.

-  LOKALE  UŻYTKOWE

1. Opracowanie zasad gospodarowania  lokalami użytkowymi  i reklamami.
2. Prowadzenie rejestru lokali użytkowych zarządzanych przez Gminny Zespół  Komunalny, GOS.
3. Organizowanie przetargów na wolne lokale użytkowe wg obowiązujących zasad za wyjątkiem  lokali użytkowych, które zostały objęte trwałym zarządem.
4. Wydawanie skierowań do jednostek organizacyjnych w sprawie zawarcia umowy najmu, dzierżawy (Gminny Zespół  Komunalny, Gminny Ośrodek  Sportu).
5. Zawieranie umów dotyczących najmu, lokali użytkowych będących na stanie inwentarzowym  Urzędu.
6. Prowadzenie spraw związanych z oczynszowaniem lokali  użytkowych, w tym przygotowanie projektów Uchwał Rady Gminy, zarządzeń w sprawie ustalenia  stawek wydzierżawiania lub najmu  majątku stanowiącego  własność Gminy.
7. Przygotowanie projektu, aktualizacja uchwały Rady Gminy  w sprawie  określenia zasad nabycia, zbycia i obciążenia nieruchomości stanowiących mienie Gminy Pawłowice, oraz ich wydzierżawiania, najmu na okres dłuższy niż 3 lata oraz oddawania mienia w użyczenie.
8. Prowadzenie spraw związanych z zawieraniem umów ekspozycji reklam na nieruchomościach zabudowanych oraz na gruntach poza pasem drogowym, stanowiących własność  gminy.

G.  INNE OBOWIĄZKI:

1. Współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie działania referatu.
2. Przy wydatkowaniu środków publicznych  stosować przepisy prawa zamówień publicznych i obowiązujący w Urzędzie regulamin udzielania zamówień.
3. Przygotowanie i bieżąca aktualizacja  projektów Zarządzeń Wójta i projektów Uchwał Rady Gminy  w zakresie działania referatu.
4. Przygotowanie i przekazanie  materiałów do Internetu i do Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania referatu.
5. Przygotowanie odpowiedzi na petycje, skargi  i wnioski  wpływające do referatu oraz przedkładanie kopii dokumentów zakończonych postępowań w sprawie petycji,  skarg i wniosków do rejestru prowadzonego przez pracownika w Referacie Organizacyjnym i Informatyki.
6. Stosowanie obowiązujących w Urzędzie Gminy procedur.
7. Obsługa organizacyjno-techniczna Komisji do spraw opiniowania dokumentacji projektowej na zadania finansowane z budżetu Gminy.

1. Nadzór nad gospodarką wodną na terenie Gminy;
2. Prowadzenie spraw dotyczących rolnictwa będących w kompetencji Gminy;
3. Podejmowanie działań związanych z ochroną zwierząt i wyłapywaniem bezdomnych zwierząt;
4. Prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem środkami z opłat za korzystanie ze środowiska, w tym udzielanie dotacji w zakresie ochrony środowiska i gospodarki wodnej;
5. Realizacja zadań Gminy ujętych w ustawach: o ochronie przyrody, o ochronie środowiska, o odpadach, o utrzymaniu czystości i porządku w gminach;
6. Prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem odpadami komunalnymi;
7. Opiniowanie wniosków o zatwierdzenie taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę i odprowadzania ścieków;
8. Współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie działania referatu;
9. Monitorowanie działalności Gminnego Zakładu Wodociągów i Kanalizacji;
10. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta.

Do zakresu działania referatu należy w szczególności:

1. Wymiar i pobór podatku należności publicznoprawnych (podatków, opłat);
2. Egzekucja administracyjna podatków i opłat;
3. Prowadzenie rachunkowości podatkowej;
4. Prowadzenie ewidencji księgowej opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi wynikającej z ustawy o utrzymaniu porządku i czystości w gminach;
5. Współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie działania referatu;
6. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta;

1. Zapewnianie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności przez:
   a) sprawdzanie zgodności przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych oraz opracowanie w tym zakresie sprawozdania dla administratora danych,
   b) nadzorowanie opracowania i aktualizowania dokumentacji Polityki Bezpieczeństwa oraz przestrzegania zasad w niej określonych,
   c) zapewnianie zapoznania osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych.
2. Prowadzenie rejestru zbiorów danych przetwarzanych przez administratora danych.

1. Nadzór nad realizacją przyjętej Polityki Jakości;
2. Nadzór nad opracowaniem, wdrożeniem i utrzymaniem Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z normą PN - EN ISO 9001:2009;
3. Nadzór nad prowadzeniem i aktualizacją dokumentacji systemowej

1. Doradztwo w zakresie:
    a. rozwoju i utrzymania infrastruktury komunalnej,
    b. rozbudowy, budowy, modernizacji i utrzymania budynków komunalnych gminy Pawłowice.
2. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta.

1. Zapewnienie ochrony informacji niejawnych;
2. Zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka;
3. Kontrola ochrony informacji niejawnych oraz nadzór nad prawidłowością obiegu dokumentów dotyczących informacji niejawnych w Urzędzie Gminy;
4. Opracowywanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych;
5. Prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających;
6. Szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych;
7. Prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych;
8. Prowadzenie kancelarii materiałów niejawnych.

Do zakresu działania należy w szczególności:

1. Przygotowanie rocznego planu audytu wewnętrznego przeprowadzanego w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych gminy,
2. Przeprowadzenie audytu wewnętrznego zgodnie z rocznym planem audytu, a przypadkach uzasadnionych również poza rocznym planem audytu.
3. Dokonywanie rzetelnego, obiektywnego i należytego:
   a)  ustalenia stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej,
   b)  wskazania słabości kontroli zarządczej oraz analizy ich przyczyn,
   c) wskazania skutków lub ryzyka wynikającego ze wskazanych słabości kontroli zarządczej,
   d) przedstawienia uwag i wniosków w sprawie usunięcia słabości kontroli zarządczej lub wprowadzenia usprawnień,
   e) wydania opinii w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej.
4. Sporządzenie i przekazywanie Wójtowi sprawozdania z przeprowadzonego audytu wewnętrznego wraz z ujętymi wynikami audytu.
5. Przeprowadzanie czynności sprawdzających poprzez dokonanie oceny dostosowania działań Urzędu, jednostki organizacyjnej do zgłoszonych w sprawozdaniu słabości kontroli zarządczej.
6. Przedstawienie Wójtowi:
   -  do końca każdego roku – planu audytu na następny rok,
   - do końca stycznia każdego roku – sprawozdania z realizacji planu audytu za rok  poprzedni.
7. Prowadzenie akt audytu wewnętrznego obejmujących:
   -  dokumentację dotyczącą zadania audytowego,
   - pozostałą dokumentację audytu wewnętrznego, w szczególności upoważnienie, dokumentację roboczą związaną z przygotowaniem planu audytu, plan audytu, sprawozdanie z prowadzenia audytu wewnętrznego, wyniki oceny wewnętrznej i zewnętrznej.
8. Prowadzenie bieżących spraw w zakresie: korespondencji, sprawozdawczości i archiwizowania akt.
9. Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem w Urzędzie Gminy systemu zarządzania jakością według wymagań normy PN-EN ISO 9001:2009, a w szczególności:
   a) Przygotowywanie projektów zarządzeń Wójta Gminy dotyczących dokumentacji systemu zarządzania jakością w Urzędzie Gminy.
   b) Opracowanie projektu planu auditów wewnętrznych oraz koordynacja
   c) ich przeprowadzenia zgodnie z planem.
   d) Opracowanie projektów sprawozdań z przeglądów systemu zarządzania jakością w Urzędzie Gminy.
   e) Współpraca z zewnętrznymi stronami w sprawach dotyczących systemu zarządzania jakością w tym współpraca z wybraną jednostką certyfikującą.

INNE OBOWIĄZKI:

1. Współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie działania AW.
2. Przygotowanie i bieżąca aktualizacja  projektów Zarządzeń Wójta w zakresie działania AW.
3. Przygotowanie i przekazanie  materiałów do Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania AW.
4. Stosowanie obowiązujących w Urzędzie Gminy procedur.