Urząd Gminy
Zakres działania i funkcjonowania Urzędu Gminy:
- Urząd jest jednostką organizacyjną, przy pomocy której Wójt wykonuje swoje zadania.
- Urząd Gminy działa na zasadach jednostki budżetowej w rozumieniu ustawy o finansach publicznych.
- Siedzibą Urzędu Gminy jest budynek przy ul. Zjednoczenia 60 w Pawłowicach.
- Przy pomocy Urzędu Wójt wykonuje uchwały Rady, zadania gminy określone przepisami prawa w zakresie zadań:
a) własnych gminy,
b) zleconych gminie z zakresu administracji rządowej,
c) realizowanych przez gminę na mocy porozumień. - Urzędem kieruje Wójt, który jest przełożonym wszystkich pracowników Urzędu.
- Wójt jest przełożonym dyrektorów i kierowników jednostek organizacyjnych.
- Tryb pracy w Urzędzie, prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników określa Regulamin Pracy.
- Przy załatwianiu spraw Urząd stosuje przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej.
- Czynności kancelaryjno - biurowe regulowane są przez odpowiednie instrukcje kancelaryjne.
- Wszystkie sprawy obywateli, w tym skargi i wnioski załatwiane są jawnie, chyba, że przepisy szczególne dopuszczają tajność rozpatrywania tyvh spraw.
- Spory kompetencyjne dla spraw będących w zakresie działania kilku jednostek rozstrzyga Wójt.
Wójt Gminy
Zakres działania i kompetencji Wójta:
- Kierowanie bieżącymi sprawami Gminy i kierowanie Urzędem Gminy;
- Reprezentowanie Gminy i Urzędu na zewnątrz;
- Przedkładanie Radzie Gminy projektów uchwał;
- Przedkładanie Radzie Gminy projektu budżetu Gminy , ogłaszanie budżetu ;
- Wydawanie decyzji w sprawach z zakresu administracji publicznej;
- Upoważnianie pracowników Urzędu do podejmowania w imieniu Wójta decyzji indywidualnych z zakresu administracji publicznej;
- Nadzorowanie realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej w ramach Gminy;
- Kierowanie Urzędem Stanu Cywilnego;
- Wykonywanie zadań szefa obrony cywilnej Gminy;
- Nadzorowanie ochrony informacji niejawnych;
- Koordynowanie działań służących rozwojowi gospodarczemu i społecznemu Gminy.
Referat Gospodarki Przestrzennej , Geodezji i Mienia - symbol GPGM
Do zakresu działania referatu należą w szczególności:
A. GOSPODAROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI.
- Dokonywanie ich sprzedaży, zamiany, darowizny i zrzeczenia się, oddania w użytkowanie wieczyste, w najem lub dzierżawę, użyczanie, oddawanie w trwały zarząd oraz jego wygaszanie a także obciążanie ograniczonymi prawami rzeczowymi w tym użytkowaniem i służebnościami gruntowymi.
- Przekształcanie prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym i prawnym w prawo własności.
- Ewidencjonowanie nieruchomości, zlecanie ich wyceny, sporządzanie planów wykorzystania oraz naliczanie należności za udostępnione nieruchomości, w tym opłat za użytkowanie wieczyste, najem, dzierżawę i trwały zarząd.
- Podejmowanie czynności w postępowaniach sądowych w sprawach o własność lub inne prawa rzeczowe.
- Nabywanie nieruchomości na rzecz Gminy w drodze umowy sprzedaży, darowizny, zamiany, w drodze wywłaszczenia, na skutek zrzeczenia się, w drodze pierwokupu.
- Wydawanie decyzji administracyjnych wynikających z ustawy o gospodarce nieruchomościami, w tym o:
- przekazaniu trwałego zarządu między jednostkami organizacyjnymi,
- ustanowieniu, wygaśnięciu trwałego zarządu na rzecz jednostek organizacyjnych,
- wyznaczanie dodatkowych terminów zagospodarowania nieruchomości, w razie niedotrzymania terminów zagospodarowania nieruchomości gruntowej,
- ustaleniu dodatkowych opłat rocznych wynikających z niedotrzymania terminu zagospodarowania nieruchomości gruntowej,
- zmianie stawki procentowej opłaty rocznej oraz o pozbawieniu bonifikat,
- aktualizacji opłaty rocznej nieruchomości oddanej w użytkowanie wieczyste,
- Udzielanie zezwoleń na czasowe zajęcie nieruchomości Gminy będących w dyspozycji referatu, na czas realizacji inwestycji związanych z infrastrukturą techniczną oraz zawieranie umów na umieszczanie i pozostawienie urządzeń
w terenie gminnym poza pasem drogowym. - Regulacja stanu prawnego dróg publicznych (nabywanie gruntów pod drogi).
- Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, w zakresie ustalenia jednorazowej opłaty wynikającej ze wzrostu wartości nieruchomości oraz ustalanie odszkodowania w związku z obniżeniem wartości nieruchomości.
- Przejmowanie nieruchomości na rzecz gminy, przeznaczonych do dalszego zagospodarowania.
- Wskazywanie i oddawanie nieruchomości na wyposażenie samorządowych osób prawnych lub samorządowych jednostek organizacyjnych.
- Przygotowywanie informacji o stanie mienia komunalnego gminy do projektu uchwały budżetowej.
- Prowadzenie zbiorczej ewidencji mienia stanowiącego własność Gminy, a także będącego w użytkowaniu wieczystym Gminy, wynikającej z ustawy o gospodarce nieruchomościami.
- Prowadzenie spraw związanych z zawieraniem umów ekspozycji reklam na gruntach gminnych poza pasem drogowym.
B. GEODEZJA
- Prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawach indywidualnych, w tym:
- podział nieruchomości,
- rozgraniczenie nieruchomości,
- scalenie i podział nieruchomości, - Prowadzenie nazewnictwa ulic oraz numeracji porządkowej nieruchomości.
- Współpraca z Wydziałem Geodezji, Kartografii i Gospodarki Nieruchomościami Starostwa Powiatowego w Pszczynie.
- Badanie ksiąg wieczystych prowadzonych przez Wydział Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Jastrzębiu Zdroju.
- Organizowanie postępowania o zamówienia publiczne z zakresu geodezji
i kartografii.
C. GEOLOGIA i GÓRNICTWO
- Przyjmowanie zgłoszeń zamiaru przystąpienia do wykonania prac geologicznych;
- Opiniowanie projektów prac geologicznych.
- Przyjmowanie dokumentacji, geologiczno-inżynierskich oraz innych dokumentacji geologicznych.
- Opiniowanie i uzgadnianie koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin.
- Opiniowanie planów ruchu zakładów górniczych.
D. MIEJSCOWE PLANY ZAGOSPODAROWANIA PRZESTRZENNEGO
- Prowadzenie spraw związanych z opracowaniem i aktualizacją „Studium Uwarunkowań i Kierunków Zagospodarowania Przestrzennego Gminy”.
- Prowadzenie spraw związanych ze sporządzaniem miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego:
- przygotowywanie projektów uchwał Rady Gminy w sprawie przystąpienia do sporządzenia mpzp,
- zawiadomienia właściwych organów, ogłaszanie w prasie, przyjmowanie wniosków,
- opiniowanie i uzgadnianie wewnętrzne oraz zewnętrzne mpzp,
- opracowywanie wniosków w sprawie przeznaczenia gruntów rolnych i leśnych na cele nierolne i nieleśne,
- przyjmowanie uwag do projektu mpzp i ich rozpatrywanie,
- przygotowywanie projektów uchwał Rady Gminy w sprawie uchwalenia mpzp,
- przekazywanie dokumentacji planistycznej mpzp do Wojewody celem publikacji w Dzienniku Urzędowym,
- Przekazywanie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego do Starosty. - Prowadzenie rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego.
- Sporządzanie wyrysów graficznych i wypisów z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego oraz studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy.
- Wydawanie zaświadczeń o zgodności legalizowanej samowoli budowlanej z mpzp
i przepisami o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, oraz zgodnie z art. 71 prawa budowlanego (zgodność zmiany sposobu użytkowania z planem zagospodarowania przestrzennego). - Udzielanie bieżącej informacji stronom w sprawach dotyczących przeznaczenia terenów w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego oraz przepisów w zakresie planowania przestrzennego i prawa budowlanego.
- Współpraca z Powiatowym Inspektorem Nadzoru Budowlanego.
- Współpraca z Wydziałem Architektury i Budownictwa Starostwa Powiatowego w Pszczynie.
- Prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem Gminnej Komisji Urbanistyczno – Architektonicznej.
- Naliczanie opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanych zmiana mpzp.
- Ustalanie odszkodowań z tytułu obniżenia wartości spowodowanej zmianą mpzp.
E. POMNIKI, MIEJSCA PAMIĘCI NARODOWEJ
- Współpraca z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków.
- Prowadzenie dokumentacji związanej z tworzeniem oraz aktualizacją gminnej Ewidencji Zabytków.
F. GOSPODARKA LOKALOWA - MIESZKANIA
- Opracowanie i realizacja lokalnej polityki mieszkaniowej.
- Opracowanie projektów uchwał Rady Gminy:
- wieloletnich programów gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy,
- zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy,
- innych programów na potrzeby realizacji lokalnej strategii mieszkaniowej.
- Inicjowanie nowych form budownictwa mieszkaniowego.
- Przygotowanie projektów zarządzeń Wójta w sprawie ustalenia stawek czynszu za najem lokali mieszkaniowych i socjalnych stanowiących mieszkaniowy zasób gminy.
- Gospodarka zasobem komunalnym lokali mieszkalnych.
- Przyjmowanie, opracowanie i realizacja wniosków osób ubiegających
się o przydział mieszkania. - Obsługa i współpraca z Komisją Mieszkaniową w zakresie rozpatrywania wniosków osób ubiegających się o zawarcie umowy najmu lokalu.
- Przygotowanie listy osób oczekujących na mieszkanie.
- Wydawanie skierowań do Gminnego Zespołu Komunalnego o zawarcie umowy najmu lokali mieszkalnych, zamiennych, socjalnych.
- Ustalenie praw do lokalu w razie śmierci lub wyprowadzenia się głównego najemcy.
- Wydawanie zgody na podnajem lokali mieszkalnych.
- Prowadzenie spraw związanych z realizacją wyroków sądowych dotyczących lokali socjalnych.
- Prowadzenie spraw związanych z wykwaterowaniem z budynków przeznaczonych do wyburzenia, remontu kapitalnego i modernizacji.
- LOKALE UŻYTKOWE
- Opracowanie zasad gospodarowania lokalami użytkowymi i reklamami.
- Prowadzenie rejestru lokali użytkowych zarządzanych przez Gminny Zespół Komunalny, GOS.
- Organizowanie przetargów na wolne lokale użytkowe wg obowiązujących zasad za wyjątkiem lokali użytkowych, które zostały objęte trwałym zarządem.
- Wydawanie skierowań do jednostek organizacyjnych w sprawie zawarcia umowy najmu, dzierżawy (Gminny Zespół Komunalny, Gminny Ośrodek Sportu).
- Zawieranie umów dotyczących najmu, lokali użytkowych będących na stanie inwentarzowym Urzędu.
- Prowadzenie spraw związanych z oczynszowaniem lokali użytkowych, w tym przygotowanie projektów Uchwał Rady Gminy, zarządzeń w sprawie ustalenia stawek wydzierżawiania lub najmu majątku stanowiącego własność Gminy.
- Przygotowanie projektu, aktualizacja uchwały Rady Gminy w sprawie określenia zasad nabycia, zbycia i obciążenia nieruchomości stanowiących mienie Gminy Pawłowice, oraz ich wydzierżawiania, najmu na okres dłuższy niż 3 lata oraz oddawania mienia w użyczenie.
- Prowadzenie spraw związanych z zawieraniem umów ekspozycji reklam na nieruchomościach zabudowanych oraz na gruntach poza pasem drogowym, stanowiących własność gminy.
G. INNE OBOWIĄZKI:
- Współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie działania referatu.
- Przy wydatkowaniu środków publicznych stosować przepisy prawa zamówień publicznych i obowiązujący w Urzędzie regulamin udzielania zamówień.
- Przygotowanie i bieżąca aktualizacja projektów Zarządzeń Wójta i projektów Uchwał Rady Gminy w zakresie działania referatu.
- Przygotowanie i przekazanie materiałów do Internetu i do Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania referatu.
- Przygotowanie odpowiedzi na petycje, skargi i wnioski wpływające do referatu oraz przedkładanie kopii dokumentów zakończonych postępowań w sprawie petycji, skarg i wniosków do rejestru prowadzonego przez pracownika w Referacie Organizacyjnym i Informatyki.
- Stosowanie obowiązujących w Urzędzie Gminy procedur.
- Obsługa organizacyjno-techniczna Komisji do spraw opiniowania dokumentacji projektowej na zadania finansowane z budżetu Gminy.
Referat Ochrony Środowiska i Rolnictwa - symbol OSR
- Nadzór nad gospodarką wodną na terenie Gminy;
- Prowadzenie spraw dotyczących rolnictwa będących w kompetencji Gminy;
- Podejmowanie działań związanych z ochroną zwierząt i wyłapywaniem bezdomnych zwierząt;
- Prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem środkami z opłat za korzystanie ze środowiska, w tym udzielanie dotacji w zakresie ochrony środowiska i gospodarki wodnej;
- Realizacja zadań Gminy ujętych w ustawach: o ochronie przyrody, o ochronie środowiska, o odpadach, o utrzymaniu czystości i porządku w gminach;
- Prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem odpadami komunalnymi;
- Opiniowanie wniosków o zatwierdzenie taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę i odprowadzania ścieków;
- Współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie działania referatu;
- Monitorowanie działalności Gminnego Zakładu Wodociągów i Kanalizacji;
- Wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta.
Referat Podatków i Opłat - symbol PO
Do zakresu działania referatu należy w szczególności:
- Wymiar i pobór podatku należności publicznoprawnych (podatków, opłat);
- Egzekucja administracyjna podatków i opłat;
- Prowadzenie rachunkowości podatkowej;
- Prowadzenie ewidencji księgowej opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi wynikającej z ustawy o utrzymaniu porządku i czystości w gminach;
- Współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie działania referatu;
- Wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta;
Administrator Bezpieczeństwa Informacji - symbol ABI
- Zapewnianie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności przez:
a) sprawdzanie zgodności przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych oraz opracowanie w tym zakresie sprawozdania dla administratora danych,
b) nadzorowanie opracowania i aktualizowania dokumentacji Polityki Bezpieczeństwa oraz przestrzegania zasad w niej określonych,
c) zapewnianie zapoznania osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych. - Prowadzenie rejestru zbiorów danych przetwarzanych przez administratora danych.
Pełnomocnik do spraw Systemu Zarządzania Jakością - symbol PK
- Nadzór nad realizacją przyjętej Polityki Jakości;
- Nadzór nad opracowaniem, wdrożeniem i utrzymaniem Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z normą PN - EN ISO 9001:2009;
- Nadzór nad prowadzeniem i aktualizacją dokumentacji systemowej
Doradca do Spraw Infrastruktury Komunalnej - symbol DW
1. Doradztwo w zakresie:
a. rozwoju i utrzymania infrastruktury komunalnej,
b. rozbudowy, budowy, modernizacji i utrzymania budynków komunalnych gminy Pawłowice.
2. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta.
Pion Ochrony Informacji Niejawnych - symbol POIN
- Zapewnienie ochrony informacji niejawnych;
- Zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka;
- Kontrola ochrony informacji niejawnych oraz nadzór nad prawidłowością obiegu dokumentów dotyczących informacji niejawnych w Urzędzie Gminy;
- Opracowywanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych;
- Prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających;
- Szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych;
- Prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych;
- Prowadzenie kancelarii materiałów niejawnych.
Audyt wewnętrzny - symbol AW
Do zakresu działania należy w szczególności:
- Przygotowanie rocznego planu audytu wewnętrznego przeprowadzanego w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych gminy,
- Przeprowadzenie audytu wewnętrznego zgodnie z rocznym planem audytu, a przypadkach uzasadnionych również poza rocznym planem audytu.
- Dokonywanie rzetelnego, obiektywnego i należytego:
a) ustalenia stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej,
b) wskazania słabości kontroli zarządczej oraz analizy ich przyczyn,
c) wskazania skutków lub ryzyka wynikającego ze wskazanych słabości kontroli zarządczej,
d) przedstawienia uwag i wniosków w sprawie usunięcia słabości kontroli zarządczej lub wprowadzenia usprawnień,
e) wydania opinii w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej. - Sporządzenie i przekazywanie Wójtowi sprawozdania z przeprowadzonego audytu wewnętrznego wraz z ujętymi wynikami audytu.
- Przeprowadzanie czynności sprawdzających poprzez dokonanie oceny dostosowania działań Urzędu, jednostki organizacyjnej do zgłoszonych w sprawozdaniu słabości kontroli zarządczej.
- Przedstawienie Wójtowi:
- do końca każdego roku – planu audytu na następny rok,
- do końca stycznia każdego roku – sprawozdania z realizacji planu audytu za rok poprzedni. - Prowadzenie akt audytu wewnętrznego obejmujących:
- dokumentację dotyczącą zadania audytowego,
- pozostałą dokumentację audytu wewnętrznego, w szczególności upoważnienie, dokumentację roboczą związaną z przygotowaniem planu audytu, plan audytu, sprawozdanie z prowadzenia audytu wewnętrznego, wyniki oceny wewnętrznej i zewnętrznej. - Prowadzenie bieżących spraw w zakresie: korespondencji, sprawozdawczości i archiwizowania akt.
- Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem w Urzędzie Gminy systemu zarządzania jakością według wymagań normy PN-EN ISO 9001:2009, a w szczególności:
a) Przygotowywanie projektów zarządzeń Wójta Gminy dotyczących dokumentacji systemu zarządzania jakością w Urzędzie Gminy.
b) Opracowanie projektu planu auditów wewnętrznych oraz koordynacja
c) ich przeprowadzenia zgodnie z planem.
d) Opracowanie projektów sprawozdań z przeglądów systemu zarządzania jakością w Urzędzie Gminy.
e) Współpraca z zewnętrznymi stronami w sprawach dotyczących systemu zarządzania jakością w tym współpraca z wybraną jednostką certyfikującą.
INNE OBOWIĄZKI:
- Współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie działania AW.
- Przygotowanie i bieżąca aktualizacja projektów Zarządzeń Wójta w zakresie działania AW.
- Przygotowanie i przekazanie materiałów do Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania AW.
- Stosowanie obowiązujących w Urzędzie Gminy procedur.